Effectief vergaderen

Binnen iedere organisatie wordt vergaderd. Niet iedere vergadering zal even efficiënt ingericht zijn. Om goed voorbereid voor de dag te komen, is het van belang dat er in ieder geval een vergaderruimte gereserveerd is, een agenda opgesteld is en de voorzitter en notulist aangewezen zijn. Daarnaast zijn er ook een aantal ondersteunende audiovisuele middelen welke ingezet kunnen worden om de effectiviteit van een vergadering te verhogen. Hoe effectiever een vergadering, hoe tevredener de deelnemers zullen zijn. Kortom; gaat u er ook voor om het meeste uit een vergadering te halen?

Voorbereiding vergadering

Vergaderruimte inrichten

10 tips effectief vergaderen


Voorbereiding vergadering

Iedereen kent ongetwijfeld het spreekwoord ‘een goede voorbereiding is het halve werk’. Dit geldt ook voor vergaderingen. Een goede voorbereiding zal zijn vruchten afwerpen tijdens de meeting zelf. Een ieder heeft er profijt van als een vergadering efficiënt verloopt. Er zijn diverse facetten die hier op invloed van zijn. Voor wat betreft de voorbereiding van een vergadering; is het van belang een ruimte te reserveren en een agenda op te stellen. Meeting room booking systemen maken het reserveren van een ruimte zeer eenvoudiger. Hier leest u meer daarover. Stuur bij de uitnodiging van een vergadering ook gelijk de agenda mee. Zo heeft een ieder tijd om zich hierop voor te bereiden en zal de kans op verrassingen tijdens de meeting een stuk kleiner zijn.

Vergaderruimte inrichten

Om een vergadering optimaal te laten verlopen, is het van belang te kijken naar audiovisuele middelen welke ondersteuning bieden bij het geven presentaties of houden van brainstormsessies. Een vergaderruimte kan ingericht worden met een presentatiescherm inclusief accessoires voor draadloos presenteren of het voeren van videoconferenties. De toepassing van audiovisuele middelen in een huddle- of conference room kent vele voordelen. Denk onder andere aan het eenvoudig delen van content van een PC naar een scherm door middel van draadloze oplossingen of collega's op afstand die aan kunnen aanhaken bij een vergadering door de videoconferentie mogelijkheden.

10 tips effectief vergaderen

Hieronder 10 tips om het maximale uit een vergadering te halen.

  • Reserveer een vergaderruimte van te voren. Reserveer, eventueel met een meeting room booking systeem, van te voren de vergaderruimte. Zo is er geen onduidelijkheid over waar de vergadering plaatsvindt.
  • Deel de agenda in de uitnodiging van de vergadering. Doorvooraf aan de vergadering de agenda met de deelnemers te delen kan iedereen zich hierop voorbereiden.
  • Richt de vergaderruimte in met de juiste audiovisuele middelen. Het kan van toegevoegde waarde zijn om een presentatiescherm in de vergaderruimte te plaatsen. Zo kan er informatie op een groot scherm met elkaar gedeeld worden. Dat werkt een stuk efficiënter dan op het scherm van een laptop van een klant of collega te moeten kijken.
  • Maak duidelijke afspraken rondom de notulist en voorzitter. Spreek van te voren af wie de voorzitter van de vergadering is. Hij of zij zal de vergadering leiden. Sluit daarnaast ook van te voren kort wie de notulen maakt. Diegene kan dan de juiste middelen meenemen om efficiënt aantekening te maken.
  • Start op tijd. Een meeting neemt altijd meer tijd in beslag dan van te voren gedacht. Zorg er dan ook voor dat de vergadering op tijd start. Zo kan iedere minuut goed besteed worden.
  • Deel direct informatie door middel van draadloos presenteren. Wanneer er tijdens een vergadering informatie op een presentatiescherm met elkaar gedeeld wordt, is het handig om ervoor te zorgen dat dit draadloos kan. Zodoende is er geen gedoe met het aansluiten van een laptop aan het scherm. Dit scheelt een hoop tijd. Voor draadloos presenteren bestaan diverse oplossingen.
  • Maak gebruik van een whiteboard. Door te werken met een interactief touchscreen, kan er gebruik gemaakt worden van het ingebouwde whiteboard. Het whiteboard kan ingezet worden om een brainstormsessie op gang te brengen of de afspraken op te noteren.
  • Houd de agenda en tijd goed in de gaten. Mensen hebben geen oneindige spanningsboog. Zorg er dan ook voor dat goed de tijd in combinatie met de agendapunten gedurende vergadering goed in de gaten gehouden wordt. Zo kan voorkomen worden dat er te lang op één onderwerp doorgegaan wordt en niet de hele agenda aan de orde komt. 
  • Zet een doel vooraf aan de vergadering. Bespreek bij de start van de vergadering wat het doel is. Op deze manier werken de deelnemers samen naar een doel toe en kan aan het einde van een meeting geconcludeerd worden of het beoogde doel bereikt is (en de vergadering dus effectief was).
  • Gebruik interactieve content voor de afwisseling. Probeer waar mogelijk te werken met interactieve content voor de afwisseling. Wanneer er een specifiek onderwerp besproken wordt, kan er bijvoorbeeld voor de introductie een filmpje afgespeeld worden.