Meeting room booking systeem
Bedrijven beschikken vaak over één of meerdere ruimtes welke ingericht zijn voor vergaderingen en bijeenkomsten. Deze ruimtes zijn vaak uitgerust met de juiste audiovisuele middelen, waaronder een presentatiescherm. Wanneer u de ruimte vooraf reserveert, bent u er zeker van deze te kunnen gebruiken. Hiervoor zijn meeting room booking systemen ontwikkeld. Door gebruik te maken van een meeting room booking systeem is het mogelijk in te zien wanneer de ruimte vrij is en deze vooraf te reserveren.
Meeting room booking systeem
U kunt verschillende software tools inzetten om een meeting room booking systeem te creëren. Het uitgangspunt van alle tools is dat de vergaderruimte(s) een eigen identiteit krijgt. Bij deze eigen identiteit hoort een eigen naam. Dit is voor een ieder handig, gezien dan direct duidelijk is welke ruimte er geboekt is. Mocht uw bedrijf over verschillende vergaderruimtes beschikken en deze vergaderruimtes niet allemaal dezelfde faciliteiten hebben, dan is het goed dit bij de faciliteiten van de vergaderruimte mee te nemen. Wanneer een van de ruimtes geschikt is voor 1-4 personen en een andere ruimte voor 5-8 personen, dan is het zeer essentieel dat de organistor van een vergadering dit in kan zien. Zo kan de juiste ruimte voor een meeting uitgekozen worden.
Meeting room display
Het is mogelijk een meeting room booking systeem uit te breiden met één of meerdere displays, afhankelijk van het aantal vergaderruimtes dat uw organisaties telt. Een meeting room display zal dan hangen bij de ingang van de vergaderruimte. Op het display zal te zien zijn of de vergaderruimte al dan niet gereserveerd is. Indien de ruimte vrij is en u adhoc wilt vergaderen, kan de ruimte via het scherm geboekt worden. Dit zal dan direct in het systeem verwerkt zijn zodat anderen ook zien dat de ruimte bezet is.
Hulp bij meeting room booking
Het meeting room booking systeem inclusief eventuele meeting room displays ondersteunt de start van een vergadering. Door vooraf een vergaderruimte te reserveren, is dat in ieder geval één zorg minder. Bovendien scheelt het ook een hoop tijd, u hoeft niet eerst bij andere collega’s te informeren of zij de ruimte nodig hebben. JBS multimedia ondersteunt graag bij het toepassen van een meeting room systeem binnen uw organisatie. Neem dan ook gerust met ons contact op voor vrijblijvend advies.