Een videovergadering is een online vergadering tussen twee of meerdere partijen. Dit kan een meeting met werknemers zijn of een overleg met een zakelijke relatie. Waar jaren terug videoconferenties vooral bedoeld waren voor multinationals met vestigingen over de hele wereld, is dat vandaag de dag wel anders. Dankzij de toegenomen mogelijkheden van videoconferencing is het tegenwoordig voor ieder bedrijf mogelijk om op een voordelige wijze videovergaderingen te houden.
Videoconferenties kennen tal van voordelen. Het bespaart onder andere reistijd en brengt mensen op verschillende locaties eenvoudig dichter bij elkaar. Door de juiste middelen in te zetten, zullen videovergaderingen optimaal ingericht kunnen worden en zal dit zijn vruchten afwerpen op de bedrijfsprocessen. >>> Lees meer over videoconferencties
Videoconferencing apparatuur
Om te kunnen spreken van een videoconferentie, heeft u doorgaans de volgende apparatuur nodig: een computer, een monitor, een camera en een microfoon. Een monitor (of touchscreen) is nodig om de andere partij zichtbaar te laten zijn. Door middel van een camera bent u zelf zichtbaar voor de andere partij. Dit kan variëren van een simpele USB webcam tot aan een vaste camera die kan draaien, kantelen en zoomen. Voor een microfoon geldt ook dat er diverse mogelijkheden zijn, waaronder een ingebouwde microfoon, richtmicrofoon of tafelmicrofoon. U kunt ook kiezen voor een complete room oplossing bestaande uit een videobar met camera en microfoon inclusief videoconferentiesoftware. In dit geval heeft u geen losse computer of laptop meer nodig.
Wij hebben een zeer breed aanbod aan videoconferencing apparatuur. De beste inzetbare apparatuur verschilt per situatie en is voornamelijk afhankelijk van een tweetal factoren. Dit zijn de ruimte waar de videoconferencing apparatuur geplaatst moet worden en het gemiddelde aantal deelnemers aan een online vergadering.
Videoconferencing software
Voor videoconferenties bestaan diverse software programma’s. Deze software programma’s hebben allen één gezamenlijk doel; mensen op afstand dichter bij elkaar brengen. Een greep hieruit zijn Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype voor bedrijven en BlueJeans. Per organisatie verschilt met welk programma gewerkt wordt. Bij de keuze van een software programma is het van groot belang dat deze te gebruiken is in combinatie met de gewenste videoconferencing apparaten. Er bestaan videoconferencing systemen welke uw vergaderruimte om kunnen toveren tot een Microsoft Teams of Zoom room.
Videoconferencing tips
Het voeren van videoconferenties kent vele voordelen. Online vergaderen is een relatief goedkope en eenvoudige manier om werknemers samen te laten komen. Door vergaderingen online plaats te laten vinden, kan voorkomen worden dat bedrijfsprocessen stil komen te liggen. Echter is een online vergadering niet te vergelijken met een fysieke vergadering. Het kan dan ook geen kwaad om een aantal ‘huisregels’ op te stellen voor online vergaderingen. Dit ter voorkoming van chaos en onduidelijkheden gedurende de videoconferentie. Wij hebben voor u een aantal praktische tips en software tools op een rijtje gezet.
