Videoconferentie tips

Online vergaderen met collega’s en/of klanten, kent vele voordelen. Het is wel van belang te beschikken over de juiste audiovisuele middelen en gebruik te maken van een videoconferentie software. Daarnaast is het ook belangrijk bewust te zijn van de mogelijkheden die online vergaderen met zich meebrengt. Zo kan het maximale resultaat bereikt worden en worden de bedrijfsprocessen bevordert.

Voordelen online vergaderen

Top 7 software tools

Tips online vergaderen


Voordelen online vergaderen

Eén van de voordelen van online vergaderen, is de vermindering van reistijd. Doordat deelnemers niet meer fysiek bij elkaar hoeven te komen, scheelt dit enorm veel reistijd. De tijd die men normaliter kwijt was aan het reizen, kan nu anders besteed worden. Er blijft dus meer tijd over voor andere taken. Over het algemeen duren online overleggen korter dan fysieke overleggen, maar dit gaat niet ten koste van het resultaat. Met andere woorden; met kortere overleggen kan hetzelfde of zelfs meer resultaat bereikt worden.

In een online vergadering is het belangrijk niet door elkaar te praten, gezien het overzicht dan weg is. Online vergaderingen kennen dan ook meer structuur, deelnemers laten elkaar uitpraten en luisteren beter naar elkaar. Bij sommige software programma’s is het ook mogelijk om samen te werken in online bestanden. Dit kan als voordeel ervaren worden. Doordat mensen vanaf iedere locatie deel kunnen nemen aan de vergadering, is de kans dat mensen een vergadering missen veel kleiner.

Top 7 software tools

Om videoconferenties te kunnen voeren, heeft u wel de juiste software nodig. Er bestaan tal van software programma's. Een keuze hieruit maken is dan niet altijd even makkelijk. Om een indruk te krijgen van de programma's die er allemaal bestaan, hebben wij er een aantal op een rijtje gezet. Wij vernemen het vaakst dat bedrijven werken met Microsoft Teams of Zoom.

  1. Microsoft Teams
  2. Zoom Meetings
  3. Google Meet
  4. Skype voor bedrijven
  5. Go ToMeeting
  6. Bluejeans Meetings
  7. RingCentral Video

Tips online vergaderen

Het succes van een online vergadering hangt of staat met de juiste voorbereiding en aanpak. Hierbij vijf tips om de beste online vergaderingen te voeren: 

  • Zorg voor een goede werkplek en internet verbinding. Niks is zo vervelend als het niet hebben van een rustige werkplek om te kunnen videobellen met anderen. Zorg er dan ook voor dat er van te voren een ruimte gereserveerd is of u op een rustige plek thuis kunt zitten. Check bovendien ook even of de internetverbinding vanaf de plek waar u gaat videobellen. U wilt niet nog vijf minuten voor een vergadering dit moeten regelen.
  • Voorzie uzelf of de organisatie van de juiste middelen. Een videoconferentie is pas mogelijk als u voorzien bent van een computer, monitor, camera en microfoon. Zorg er dan ook voor dat al deze middelen beschikbaar zijn.
  • Zorg ervoor dat alle deelnemers uitgenodigd zijn. Indien uzelf verantwoordelijk bent voor de online vergadering, zorg er dan voor dat de deelnemers een uitnodiging ontvangen hebben. Heeft u zelf een vergadering met een andere partij die gebruik maakt van een andere software tool? Zorg dat u hierop voorbereid bent en over de juiste programma's beschikt.
  • Zorg voor een vergaderagenda en verdeling van de rollen. Net als bij een fysieke vergadering moet er vooraf een agenda opgesteld worden. Daarnaast moet ook vastgesteld worden wie de voorzitter, notulist en procesbewaker zijn. Het is belangrijk dat een ieder zich van te voren kan voorbereiden en het duidelijk is waar het overleg over gaat. Online is de kans op chaos namelijk nog groter. Voorkomen is beter dan genezen.
  • Start de vergadering met een ‘check-in’ procedure. Het kan wellicht voor sommigen wat onwennig zijn om online te vergaderen en op deze manier hun mening te geven. Zorg er dan ook voor dat de vergadering gestart wordt met een sociale check-in. Even wat korte, niet persé werk gerelateerde, zaken met elkaar bespreken, waardoor een ieder zich vrij voelt om gedurende de meeting te spreken. Vervolgens kan de meeting van start gaan.