Vergaderen in coronatijd
Waar voorheen vergaderen op kantoor vanzelfsprekend was, is dat vandaag de dag wel degelijk anders. Veel organisaties zetten tegenwoordig videoconferenties in voor diverse overleggen. Echter is een online vergadering niet te vergelijken met een fysieke vergadering. Voor diverse overleggen geven werkgevers toch de voorkeur eraan dit op kantoor plaats te laten vinden. Een simpel voorbeeld; wanneer een werkgever wilt brainstormen over de ontwikkeling van een nieuw product, dan is het verstandiger dit op kantoor te doen. In deze situatie ontstaat er sneller een natuurlijke brainstorm en voelen de deelnemers zich eerder geroepen hun mening te uiten. De lichaamstaal komt bovendien in 'real life' beter over dan via een computer en zo kunnen er dan ook misverstanden voorkomen worden.
Vergaderen op 1,5 meter afstand
De algemene regel is dat mensen die niet uit één huishouden komen, 1,5 meter afstand van elkaar moeten houden. Binnen organisaties is dit dan al snel de norm. Op werkplekken kan deze norm vrij eenvoudig nageleefd worden door bijvoorbeeld de bureaus meer uit elkaar te zetten. In een vergaderruimte is dit al snel wat lastiger, om diverse redenen.
Eén van deze redenen kan zijn dat de vergaderruimte simpelweg te klein is om genoeg afstand te bewaren. Om dit probleem op te lossen zijn er twee mogelijkheden. De eerste mogelijkheid is om de gehele vergadering met minder deelnemers plaats te laten vinden. De tweede mogelijkheid is het voeren van een videoconferentie waarbij een deel fysiek aanwezig is en een deel online deelneemt. Wanneer er gekozen wordt voor de tweede optie, dan is het van groot belang te beschikken over de juiste audiovisuele middelen. Dit zijn onder andere een monitor of touchscreen, camera en (speaker)microfoon.
Veilig vergaderen
Enerzijds willen werknemers graag op kantoor bij elkaar komen voor een vergadering en anderzijds wil een ieder de corona regels in acht nemen; dit kan voelen als een tweestrijd. Fysiek vergaderen is niet onmogelijk, mits er een aantal maatregelen genomen worden. Van te voren moeten de deelnemers nagaan of ze klachtenvrij zijn. Bij binnenkomst moeten de handen gedesinfecteerd worden. Daarnaast is handig als de vergaderruimte ramen / deuren heeft, zodat er goed geventileerd kan worden.
Er bestaan ook touchscreens welke de luchtkwaliteit van de ruimte meten en een kiemwerend scherm hebben. Door hiermee te werken, wordt u bewust geattendeerd op de creatie van een gezonde werkomgeving. Mocht het scherm niet over kiemwerende functie bevatten, zorg er dan altijd voor dat het scherm voor én na gebruik schoongemaakt wordt met een speciale schermreiniger.
Fysiek vergaderen in coronatijd
Er is een breed scala aan oplossingen om (deels) fysieke vergaderingen mogelijk te maken. Tref de juiste voorbereiding, zorg dat de deelnemers onderling afstand kunnen houden en zet indien gewenst de juiste audiovisuele middelen in. Op zoek naar een passend advies voor uw organisatie? Wij van JBS multimedia helpen u daar graag bij. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend advies.